Sarita Lehtivuori on terveydenhoitajan koulutuksella IT-maailmassa seikkaileva käytettäyysintoilija.
Sosiaali- ja terveysalan ammattilaista ei ehkä mikään turhauta enempää kuin hankalaksi koettujen järjestelmien kanssa kamppaileminen. Työskennellessäni aikaisemmin hoitajana, samat valitukset kaikuivat kaikissa kahvihuoneissa ja käytäväkeskusteluissa käytettävästä potilastietojärjestelmästä riippumatta: ohjelma on hankala, toimintoja ei löydy tai ne ovat monen klikkauksen päässä, ohjelma toimii liian hitaasti tai käyttäjä ei pysty itse korjaamaan jotakin tarvittavaa tietoa. Potilastietojärjestelmät eivät perinteisesti ole olleet kovin intuitiivisia käyttää, niiden käyttöohjeet ovat pitkiä ja vaikka se tärkeää olisikin, uusia työntekijöitä harvoin ehditään perehdyttää kunnolla järjestelmien käyttöön. Tämä altistaa virheellisille tai tarpeettoman monimutkaisille käyttötavoille. Ja on ohjelmissa välillä bugejakin. Perinteiset potilastietojärjestelmät ovat olleet pitkään käytössä ja niiden kehittäminen on haasteellista sekä niin sanottujen legacy-ratkaisujen vuoksi, mutta myös koska potilastietojärjestelmien kehittämiseen vaikuttavat monet kansalliset lait, säädökset ja vaatimukset, joilla halutaan turvata muun muassa kirjattavan tiedon yhdenmukaisuutta sekä potilastietojen yksityisyyttä.
Yhdessä pyöreän pöydän ääressä
Työskenneltyäni sekä hoitotyössä eri organisaatioissa ja eri järjestelmien käyttäjänä että ison potilastietojärjestelmätoimittajan asiantuntijana monessa roolissa asiakastuesta konsulttiin, näin potilastietojärjestelmien käyttöön ja kehittämiseen liittyviä onnistumisia ja haasteita ikään kuin kahdelta puolelta pöytää. Vastakkainasettelun ajatus on kuitenkin kovin vanhanaikainen. Pöytä on parempi kuvitella pyöreäksi, tasa-arvoisten yhteistyökumppaneiden kattaukseksi, jossa palveluja tarvitsevalle kansalaisellekin on oma paikkansa. Kansalainen kaipaa apua ja tukea, hoitoa, kohtaamista, kuuntelemista, osallistamista. Kansalainen ei ole niinkään kiinnostunut siitä, minkä nimisellä järjestelmällä hänen asioitaan hoidetaan, kunhan apu löytää perille. Erilaiset sähköiset palvelut auttavat osallistamaan kansalaisia omaan hoitoonsa yhä enenevässä määrin ja kansalaisen näkökulma onkin tärkeää huomioida niiden kehitystyössä. Sosiaali- ja terveysalan ammattilaisen näkökulmasta tärkeää on kansalaisen tarpeisiin vastaaminen ja auttaminen. Erilaiset tietojärjestelmät ovat vain väline näiden tavoitteiden saavuttamiseen ja niiden tulisi helpottaa ja nopeuttaa hoitotyötä ja taata tärkeiden potilastietojen eheys ja jatkuvuus. Ohjelmistotoimittajan intresseissä on tuottaa hyvin laajalle asiakaskunnalle sopiva laadukas ja toimiva ohjelmisto ja sen sujuvat ylläpito- ja kehityspalvelut kustannustehokkuutta unohtamatta. Potilastietojärjestelmien kehitys on liiketoimintaa siinä missä muidenkin ohjelmistojen kehittäminen.
Omien havaintojeni perusteella ongelmia saattaa syntyä esimerkiksi silloin, kun käyttäjä ei saa riittävää opastusta järjestelmän käyttöön, järjestelmä ei ole helppokäyttöinen tai sen toiminnot eivät tue käyttäjien todellisia tarpeita ja järjestelmän käyttäminen syö aikaa potilastyöltä. Sosiaali- ja terveysalan ammattilaisen päätyön ei tulisi olla monimutkaisen ohjelmiston opettelua vaan järjestelmän tulisi olla ketterä ja älykäs renki, jonka avulla taataan potilaalle oikea-aikainen ja asianmukainen hoito, turvataan hoidon jatkuvuus sekä kirjataan potilastietoja eheästi ja tietoturvallisesti.
Faktatieto on käytettävyyden kaveri
Tiedonkulku ja keskusteluyhteys tietojärjestelmää käyttävän asiakasorganisaation ja ohjelmistotoimittajan välillä on tärkeää sekä ohjelmistokehityksen että mahdollisten järjestelmävirheiden korjaamisen kannalta. Kun hoitaja tai lääkäri (eli loppukäyttäjä) kohtaa potilastietojärjestelmän kanssa ongelman, joka ei korjaannu oman organisaation pääkäyttäjän avulla, lähetetään ohjelmistotoimittajan asiakastukeen työpyyntö. Koska sosiaali- ja terveysalan ammattilaiset eivät yleensä ole ohjelmiston teknisiä asiantuntijoita, ongelman kuvaus saattaa jäädä sovellusasiantuntijan näkökulmasta pintapuoliseksi ja asiasta tarvitaan usein lisätietoja ennen kuin ratkaisua voidaan alkaa etsiä. Tunnustan auliisti, että oma ensimmäinen tukipyyntöni on kuulostanut suurinpiirtein tältä: ”Apua, mun *potilastietojärjestelmän nimi* ei toimi!”. Pääkäyttäjä asiantuntevasti tiedusteli hieman tarkempaa kuvausta allekirjoittaneen ongelmasta ja asia saatiin ratkaistua. Kun tarvitaan ohjelmistotoimittajan asiakastuen apua, analyyttinen ja tarkka kuvaus ongelmasta on välttämätön. Sovellusasiantuntija työskentelee tiiviissä yhteistyössä asiakasorganisaation pääkäyttäjän kanssa, mutta joskus tarvitaan yhteydenotto myös ongelmasta raportoineeseen ammattilaiseen lisätietojen saamiseksi. Koska ammattilaisten työpäivät ovat yleensä täynnä asiakas- ja potilaskontakteja ja tavoitettavuus hankalaa, voi ongelmanratkaisu viivästyä. Joskus tarvitaan melkoista sähköpostitennistä sovellusasiantuntijan, pääkäyttäjän ja ammattilaisen välillä ennen kuin tarvittavat tiedot on saatu tarkkaan selvitettyä: kuka teki, milloin teki, mitä teki, missä teki, miten teki ja mikä siinä sitten meni pieleen.
Moderni ohjelmistotoimittaja tunnistaa laadukkaan suunnittelun ja konseptoinnin tärkeyden käytettävän ja tarpeisiin aidosti vastaavan potilastietojärjestelmän luomisessa. Järjestelmää käyttävät sosiaali- ja terveysalan ammattilaiset olisi hyvä osallistaa mahdollisimman varhaisessa vaiheessa ohjelmistokehitykseen. Kliinisten asiantuntijoiden avulla on helpompaa suunnitella ammattilaisia oikealla tavalla tukevat toiminnot, jotka joustavat perusterveydenhuollon, erikoissairaanhoidon ja sosiaalihuollon vaihtelevissa ja vaativissa tarpeissa. Hyvin toimivan perusrakenteen päälle on hyvä tehdä tehdä ketterää jatkokehitystä toimintatapojen kehittyessä ja muuttuessa. Erilaiset työpajat, havainnoinnit ja käytettävyystestaukset antavat arvokasta tietoa ohjelmistotoimittajalle siitä, mihin suuntaan kehitystä kannattaa viedä. Haasteena näissä kuitenkin voi olla se, että osallistujamäärä on suppea ja usein osallistujat tulevat samasta organisaatiosta. Tällöin yksilöiden kokemukset korostuvat ja muiden käyttäjien (puhumattakaan eri organisaatioiden) mahdollisesti erilaiset ohjelmiston käyttötavat saattavat jäädä havaitsematta. Loppukäyttäjä ei välttämättä ole tottunut kuvailemaan käyttötapojaan ääneen ja hänellä voi olla ohjelmiston käyttöön liittyviä automatisoituneita rutiineja, jotka voivat jäädä huomaamatta havainnoitsijalta. Jos ohjelmiston käyttötavoista tallennettaisiin ohjelmiston käytön yhteydessä automaattisesti laajempaa dataa (potilastietojen turvallisuutta rikkomatta), voitaisiin tästä raakatiedosta erottaa selkeitä toimintatapoja ohjelmistokehityksen suuntaviivoiksi ja mahdollisesti hahmottaa myös, mihin liittyen käyttäjille voitaisiin opastaa sujuvampaa ohjelmiston käyttöä.
Miten sulatetaan paatuneimmankin anti-tietojärjestelmäjäärän sydän?
Koska kaikkien olemassaolevien potilastietojärjestelmien pyyhkäiseminen olemattomiin ja puhtaalta pöydältä huipputekniikalla ja käytettävyys edellä aloittaminen ei ole realistinen vaihtoehto, mitä keinoja meille käytettävyysnälkäisille jää nykyisten potilastietojärjestelmien kehittämiseen? Oma mielipiteeni on, että ensin pitäisi keskittyä keräämään potilastietojärjestelmien käyttötavoista dataa laajasti ja systemaattisesti automaattisten työkalujen kanssa ja yhdistää näin kerätty tieto käyttäjien kertomiin kokemuksiin, jotta tunnistetaan tosiasialliset vakiintuneet käyttötavat ja ensisijaiset kehitystarpeet. Kerätyn tiedon pohjalta käyttökokemusasiantuntijat ja ohjelmistotoimittajien/asiakasorganisaatioiden kliiniset asiantuntijat muotoilisivat ratkaisuehdotuksia, joita ohjelmistoarkkitehdit ja -kehittäjät punnitsisivat teknisten toteutusmahdollisuuksien osalta ennen kuin jokin tietty ratkaisu valitaan tehtäväksi. Tällä tavoin käytännön toteuttamiselle olisi ladottuna selkeä, oikeaan suuntaan vievä polku, jonka varrelta löytyisivät myös suuntaviitat jatkokehitykselle. Hyvin ladottua polkua seuratessa ohjelmistokehityksen kustannuksetkin pysyisivät kurissa, kun aika ja resurssit käytettäisiin tehokkaasti ja mahdollisten korjaavien toimenpiteiden määrä kohtuullisena.
Minusta hyvä ja kilpailukykyinen tulevaisuuden potilastietojärjestelmä on helppokäyttöinen, intuitiivinen, älykäs ja ketterä apuri, joka vapauttaa ammattilaisen aikaa ihmisen kohtaamiseen. Fiksusti toimiva järjestelmä keräisi systemaattisesti palautetta ja dataa käyttötavoistaan laadukkaan jatkokehityksen (ja ongelmanratkaisun) tueksi. Uskon, että hypähtäisi paatuneempikin tietojärjestelmiin kypsynyt ammattihenkilö vienosti ilosta siellä kahvihuoneessa ja saattaisi ottaa käytävälläkin pari laukka-askelta, kun saisi tällaisen järjestelmän hyppysiinsä.